مديريت پروژه تسهيل کننده ادامه فعاليت سازمان هاي مردم نهاد در شرايط بحراني است

مدير واحد استراتژي و سيستمهاي محک مطرح کرد:

داشتن مهارت تعريف، اجرا و مديريت پروژه از ضرورت‌هاي مديريت يک سازمان مردم‌نهاد در دنياي امروز است. اين سازمان‌ها علاوه بر فعاليت‌هاي جاري و اصلي خود مي‌بايست در زمان وقوع بحران‌ها نظير شرايط امروز جهان در موضوع پاندمي کرونا، بتوانند در عين حال که تصميم مي‌گيرند کدام يک از فعاليت‌هاي جاري خود را تداوم بخشيده و در کدام يک تغيير هوشمندانه به وجود آورند، فعاليت‌هاي موقتي را نيز به طور منحصر به فرد برنامه‌ريزي و اجرا کنند. استفاده از ساختار پروژه‌اي مناسب‌ترين راه براي مديريت و اجراي اين فعاليت‌ها به شمار مي‌رود.

درخصوص اهميت مديريت پروژه با «مرجان رضواني» مدير واحد استراتژي و سيستم‌هاي مؤسسه خيريه محک به گفتگو نشستيم. مدير استراتژي و سيستم‌هاي اين مؤسسه به با بيان کاربردهاي مديريت پروژه در پـيشبرد اهداف خـيريه‌ها، گفت:  «از مــهم‌ترين کاربردهاي تــعريف و مـديريت پـروژه در يک خيريه، امکان تعريف دقيق خروجي‌هاي مورد انتظار
(Deliverables)، نــتايج (Outcomes)، آثار (Impacts)، و تفکيک هزينه‌هاي اجراي آن برنامه از ساير فعاليت‌ها و برنامه‌هاي جاري سازمان است. اين موضوع در گزارش‌دهي شفاف، دقيق و به موقع به ذيربطان تاثير به سزايي دارد و کمک مي‌کند تا توانمندي سازمان در پاسخگويي و شفافيت و به طبع آن ميزان اعتمادپذيري که مهم‌ترين عامل موفقيت‌ سازمان‌هاي مردم‌نهاد نزد ذيربطان است، افزايش يابد.»

از مهمترین کاربردهای تعریف و مدیریت پروژه در یک خیریه، گزارش دهی شفاف، دقیق و به موقع به ذیربطان است

 مدير واحد استراتژي و سيستم‌هاي محک وجوه تمايز سازمان‌هاي مردم‌نهاد داراي ساختار مديريت پروژه را اينگونه بيان کرد: «مسلماً آنچه يک سازمان مردم‌نهاد را از ديگر سازمان‌هاي همکار خود متمايز مي‌کند، چابکي در ارائه خدمات متفاوت و مورد نياز گروه هدف و در عين حال عملکرد قابل گزارش و توجيه‌پذير آن است. به عبارت ديگر يک سازمان مردم‌نهاد به ويژه در شرايط بحران، مي‌بايست در کوتاه‌ترين زمان، ضمن شناسايي و طراحي خدمات مورد نياز گروه هدف، تأمين منابع مالي لازم را نيز در دستور کار خود قرار دهد و مقرون به صرفه‌ترين حالت ممکن را براي ارائه اين خدمات انتخاب کند. اگر سازماني مجهز به ساختارهاي از پيش تعريف شده مديريت پروژه نباشد، مسلما در انجام اين اقدامات با ساختارهايي که مختص به شرايط عادي هستند، چابکي لازم را نداشته و موفقيت چنداني کسب نخواهد کرد.»

رضواني با اشاره به اين موضوع گفت: «با شيوع بيماري کرونا، محک نيز همانند بسياري از سازمان‌ها ناگزير به تغيير روش‌هاي کاري با هدف ارائه خدمات و تأمين منابع به صورت غيرحضوري شد. از طرفي شناسايي نيازهاي جديد گروه‌هاي هدف نيز سبب شد تا طراحي و برنامه‌ريزي خدمات جديد در دستور کار قرار گيرد. بنابراين از اسفند ۱۳۹۸ تاکنون، مجموعه‌اي از پروژه‌ها به منظور مواجهه با شرايط جديد تعريف و اجرا شده است که از مهم‌ترين آنها مي‌توان به پروژه‌هاي «تعريف ساختار و اجراي نظام دورکاري»، «بازطراحي وب‌سايت جهت سهولت روش‌هاي کمک‌ آنلاين» و «طراحي و پياده‌سازي پلتفرم ديجيتال پيام همدلي» به عنوان روشي براي پيشبرد اهداف و تأمين منابع در شرايط جديد، اشاره کرد.»

رضواني مجهز بودن سازمان محک به دانش مديريت پروژه پيش از وقوع بحران کرونا را مهم‌ترين عاملي دانست که باعث شده است اين سازمان بتواند در شرايط بحراني کرونا منعطف و چابک عمل کند. وي گفت: «از سال ۱۳۹۶ موضوع مديريت پروژه به عنوان يک روش اداره امور در سطوح مديريت، سرپرست و کارشناسي در محک آموزش داده شد و بخشي از فعاليت‌هاي پروژه محور سازمان در اين راستا برنامه‌ريزي و اجرا شده است.»

وي در ادامه افزود: «از آنجايي که يکي از ويژگي‌هاي پروژه‌ها، مديريت تيم پروژه در نقاط جغرافيايي متفاوت است، الگوها و ابزارهاي کاربردي زيادي در اين زمينه وجود دارد که به کارگيري آنها در شکل‌گيري و حفظ انسجام تيم‌هاي کاري برايمان بسيار کمک کننده بوده است. از ساده‌ترين آنها مي‌توان به ابزارهاي مديريت پروژه Trello و Arena، و ابزارهاي ارتباطي و اشتراک‌گذاري مستندات Google Docs، Google Sheets، Drop box و غيره اشاره کرد.»

از سال ۱۳۹۶ موضوع مدیریت پروژه به عنوان یک روش اداره امور در سطوح مدیریت، سرپرست و کارشناسی در محک آموزش داده شد و بخشی از فعالیت های پروژه محور سازمان در این راستا برنامه ریزی و اجرا شده است

رضواني در پايان ادامه داد: «افزايش دانش در زمينه مديريت پروژه و تقويت ساختارها و مهارت‌هاي سازمان‌هاي مردم‌نهاد از اهميت بسياري برخوردار است. تلاش داريم با کسب تجربه در اين زمينه و اشتراک آن با ديگر سازمان‌هاي مردم نهاد همکار بتوانيم با انسجام بيشتري اطلاعات و منابع لازم را دريافت کرده و بر مبناي آن برنامه‌ريزي درست‌تر بر روي کمک‌هاي مردمي داشته و نتايج عملياتي بهتري حاصل کنيم. اميدواريم با بهبود مستمر روش‌ها و سيستم‌ها که وظيفه سازمان‌هاي مردم‌نهاد در ايفاي تعهدشان و قائل بودن بر شفافيت و پاسخگويي است، گامي مؤثر در ارائه خدمات اين سازمان‌ها برداشته شود و ما نيز در محک تلاش داريم با همين رويه و با اتکا به نيکوکاري جامعه مدني ايران خدمات يکپارچه به کودکان مبتلا به سرطان در سراسر کشور را توسعه و ارتقا بخشيم.»

لازم به ذکر است برنامه توسعه دوساله ۹۲-۹۱ مؤسسه خيريه محک در انجمن مديريت پروژه (IPMA) که در ارزيابي ابتدايي فيناليست جايزه موفقيت پروژه Achievement Award در بخش پروژه‌هاي بشردوستانه بين‌المللي Internationally Funded Humanitarian Aid Project شده بود، در نشست نهايي اين انجمن موفق به کسب رتبه نخست و نشان طلا در پروژه‌هاي بشر دوستانه سال ۲۰۱۴ گرديد.

همچنين پروژه مرکز پذيره‌نويسي سلول‌هاي بنيادي خون‌ساز محک در بخش پروژه‌هاي توسعه پايدار انجمن مديريت پروژه در سال ۲۰۱۸ حضور پيدا کرد. اين پروژه از ميان ۱۷ سازمان شرکت‌کننده، به عنوان فيناليست به دور پاياني جايزه جهاني مديريت پروژه راه يافت و موفق به کسب نشان طلاي انجمن بين‌المللي مديريت پروژه شد. پروژه مرکز پذيره‌نويسي سلول‌هاي بنيادي خون‌ساز محک تلاش کرد تا در جهت سومين هدف توسعه پايدار با موضوع «زندگي سالم و تأمين سلامتي براي همگان در هر سنين» و همچنين کاهش نرخ مرگ و مير در مبتلايان جوان بيماري‌هاي غيرواگيردار (NCDs) از طريق چشم‌انداز درمان چندتخصصي تا سال ۲۰۳۰ فعاليت کند.

انجمن بين‌المللي مديريت پروژه متشکل از ۷۰ عضو است که در منطقه جغرافيايي تحت تأثير خود به توسعه مديريت پروژ‌ها، تعامل با متخصصان و ايجاد روابط با شرکت‌ها، سازمان‌هاي دولتي و دانشگاه‌ها و مراکز آموزشي همچنين شرکت‌هاي مشاوره‌اي مي‌پردازند. انجمن بين‌المللي مديريت پروژه (IPMA) به سنجش ميزان پايداري پروژه‌هاي ارائه شده بر اساس ۱۰ شاخص گلوبال کامپکت سازمان ملل مي‌پردازد. اين انجمن معتقد است که از طريق بکارگيري ۱۰ اصل گلوبال کامپکت سازمان ملل در استراتژي‌ها، سياست‌ها و شيوه‌هاي عملي يک سازمان و همچنين ايجاد يک‌ فرهنگ واحد و‌ يکپارچه، سازمان‌ها علا‌وه بر انجام مسئوليت‌هاي خود در قبال مردم جامعه و‌ کره زميني که در آن ساکن هستند، مي‌توانند موفقيت طولاني مدت خود را رقم بزنند.